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    ISO体系推行竟然也是有套路的!(一)
    2021年04月02日热度:45

     

    对于很多刚刚接触ISO体系的企业来说,如何推行,有哪些阶段和步骤,是首先要弄清楚的问题。本文主要介绍体系推行所遵循的基本步骤,该步骤基于PDCA的思维模式,将各项工作细化,提高推行的可操作性。体系推行可以是从无到有的建立过程或在ISO9001基础上升级到其他体系的过程。内容仅供参考。

     
    01 . 

    体系策划阶段(P)

     

    ☞准备阶段
    1.成立推行小组
    1) 任命管理者代表(非必须)
    2) 组建体系推行团队
    体系推行团队成员应为各部门主管或业务骨干为主的,并且能保证相对充足的时间来完成推行过程中的各项活动。
     
    2.体系诊断和分析
    公司现有体系状况与将要建立的体系要求之间的差异有哪些?
    哪些活动需要新建立,哪些需要废除,哪些可以优化和整合等,体系诊断的目的是为制定推行计划提供依据。
     
    3.制定推行计划
    体系推行的各项工作应采用甘特图的形式反映,推行负责人应时刻关注推行进度是否按照计划实施。
    推行计划一般包括以下内容:体系诊断(现状调查、识别)、成立ISO推行小组并组织相关培训、体系文件结构策划、程序文件编写、质量手册编写、三阶文件编写、体系文件审查发布、体系文件宣传培训、系统试运行、内部稽核培训、第一次内稽会议、管理审查会议、补审(关于内部审核和管理评审)、质量体系完善和改进、认证申请、现场审核、外审不合格项纠正、拿到证书。
     
    4.召开启动大会
    体系推行启动大会参与人员应包括:管理者代表、最高管理者(职位越高越好)、体系涉及的所有部门负责人、推行组成员。启动大会上应说明体系推行的时间安排,重要的时间节点,以及简单介绍各推行活动的大概内容。
     
    5.标准培训
    介绍将要推行的管理体系标准知识,此处可以和内审员培训一起开展,培训讲师可以是公司内部人员也可以请外部机构。
    (1) 全员贯标培训(ISO9000标准知识为主)
    (2) 最高管理层培训(管理者职能为主)
    (3) 质量管理层培训(有关质量的各项文件、记录、作业方法为主)
    (4) 基层员工培训(质量意识、体系流程、如何按体系要求作业为主)
    (5) 文件编写小组培训(体系文件编写为主)
    对ISO小组的成员进行培训,由ISO推行小组组长对成员进行培训(有些是请咨询公司进行外部培训)。通过培训宣传,让全公司上下都感受到推行ISO现在已经开始,形成一种氛围。同时让成员清楚ISO推行过程中所做哪些工作,每个人的工作内容,怎么配合总体进度,遇到问题通过什么途径解决等等。
     
    6.规范组织架构
    按照体系的管理范围,重新梳理公司的组织架构,并规定各部门职责。
     
    7.明确体系方针和目标
    如果已有体系方针和目标,应评审其适宜性,如没有应建立。
     
    8.过程识别
    分析、识别和确定组织内输入与输出都直接与外部顾客相关的过程(顾客导向过程)以及实现这些过程所需要的支持过程和管理过程。
     
    9.文件编写培训
    该培训的目的使文件编写人了解文件格式、文件编号、文件控制等要求,避免文件的频繁修订。
    ☞文件建立阶段
    1.制定文件编写计划
    按照推行总计划制定文件编写计划,将需要新增或修订的文件分配到各编写人员,规定具体的完成日期。
    一是确定整个体系文件的编写计划及进度,二是确定质量管理体系文件内容(要编哪些程序,哪些规范,有什么表单等)。一般情况下,已经成立有一段时间的公司,各类表单及流程都已经完善,收集起来即可。但如果刚成立的公司则需全部整套文件进行编写,这样任务很重,最好的办法就是参照同行业中其它企业的体系文件。
    2.文件编写
    按照文件编写计划对文件进行编写、修订,包括但不限于以下文件:
    a) 手册文件(如质量手册、环境手册等)
    b) 程序文件
    c) 三级文件(作业规范、工艺规程等)
    d) 各级文件涉及的表格、标签格式等
    体系文件有几个方面需确定:1. 质量手册、程序文件封面;2.质量手册、程序文件、规范的内页格式<包括表头样式、文件层次(目的、适用范围、定义、职责、程序、质量记录、相关文件、附录)、字体格式(包括字体大小、字体类型、行距、首行缩进等);3.程序文件修订页格式;4.最好的方式是编写一份《体系文件编写导则》,规定好相关内容。
    3.文件评审
    所有的文件必须经评审才能发行,参与评审的人员为该文件涉及的各部门责任人,评审的结果是文件所有争议的地方得以解决。
    4.文件会签
    文件编写完后,应先确认文件格式和编号是否符合要求,然后提交给相关授权人审核和批准。
    注意以下事项:检查各文件的格式是否符合要求;检查各文件的内容是否符合标准要求;检查各文件之间的是否冲突、关联内容是否衔接得上;对应的表单及相关支撑性文件是否合理;质量手册要作为审查的重点。文件发布时要严格按照文件管理程序进行管理。
    5.文件受控与发行
     
    02 . 

    试运行阶段(D)

     

    ☞文件培训与实施阶段
    1.文件培训
    文件编写人安排文件涉及的所有人参加培训,力求使文件的要求让所有人理解并执行。
    2.文件实施
    各部门各文件使用人按文件规定的要求实施相关活动,必要时,寻求文件编写人进行现场指导,实施过程中要求的记录应予以保存。
    3.文件实施效果确认
    文件编写人或指定人员应对文件实施的状况进行确认,出现与文件规定不符的情况时,应及时要求责任人改善或修订文件。
     
    ☞内审员培训
    内审员应参加审核技能的培训,应具备的技能知识有:过程方法内审能力、审核的策划、体系标准审核要点、不符合项判定、改进措施/验证、审核员的素质、案例分析。
    培训完后,应对内审员进行合格内审员资格认定,并签发合格内审员资格证书,所有合格内审员应汇总成合格内审员清单。

     

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